Fakultas Teknik UGM mengembangkan berbagai layanan e-office dalam rangka proses transformasi digital. Tantangan mendasar dalam implementasi lebih pada manusianya, yaitu menggeser dari kebiasaan sebelumnya kebiasaan berbasis digital.
Prof. Selo, Dekan Fakultas Teknik UGM mengawal proses transformasi digital sejak tahun 2013 sampai 2017, saat masih menjabat sebagai manager SDM dan sistem informasi. Prof. Selo terus melanjutkan proses transformasi digital saat menjadi dekan Fakultas Teknik dari tahun 2021 – 2026.
Berikut ini beberapa bentuk transformsi digital yang saat ini sudah dijalankan di Fakultas Teknik.
SK Mengajar sebelumnya dikerjakan pada setiap program studi yang terdiri dari 42 program studi menggunakan format spreadsheet. Saat ini, dengan menggunakan e-office maka SK Mengajar dapat langsung di generate dari sistem berdasar isian yang telah ada. Pada bagian pengadaan, proses belanja barang harian dapat dilakukan langsung menggunakan aplikasi sebagaimana toko online. Staf tinggal memilih barang yang diinginkan, kemudian diproses. Jika disetujui pimpinan, barang akan diantar oleh toko yang bersangkutan.
Pada kegiatan administratif undangan kegiatan dan konsumsi kegiatan, difasilitasi oleh sistem SIMADANG. Sistem ini mampu membuat surat serta memilih konsumsi yang akan disajikan. Sistem terkoneksi dengan vendor penyedia, sehingga disetujui pimpinan, konsumsi akan diantar. Dengan sistem ini, proses pertanggungjawaban juga lebih mudah. Dokumen akan direkap bulanan sesuai vendor, kemudian diajukan.
Berbagai transformasi digital ini mampu mengefisienkan staf, kemudian dipindah tugaskan ke bagian strategis. Misalnya SISKA atau sistem yang melayani permintaan nomor surat. Sebelumnya ada staf tersendiri yang melayani permintaan nomor, saat ini melalui SISKA staf dapat melakukan rekuest nomor surat sesuai kebutuhan, kapanpun.
Prof. Selo juga menjelaskan terkait layanan cloud printing yang dapat dipakai mahasiswa, dosen, dan tendik. Proses mencetak dapat dilakukan dari mana saja, kemudian dapat diambil di berbagai tempat yang tersedia smart printing. Inovasi ini didasari bahwa setiap ruang ada printer yang jumlahnya mencapai 100 printer.
“Berapa jumlah tinta dan kertas yang di keluarkan untuk 1 bulan saja?”, tanya Dekan. Fakultas Teknik memiliki cloud printing sekitar 30 unit yang disediakan untuk layanan cetak, photocopy dokumen untuk mahasiswa, dosen dan tendik. Mahasiswa dapat membeli voucher untuk smart printing untuk keperluan mencetak.
“Adanya transformasi layanan digital, hubungan ideal teknologi dan manusia, teknologi itu sebagai enabler, sebagai media untuk membantu banyak aktivitas yang bisa dilakukan dengan bantuan teknologi agar dapat menuntut inovasi dan kreatif yang dapat dilakukan dengan berbasis teknologi,” demikian tegas Dekan.
Simak videonya di Youtube Fakultas Teknik : Podcast Transformasi Digital Layanan Publik di FT UGM Bareng Prof. Selo Dekan FT. (sumber berita : Podcast Transformasi Digital Layanan Publik di FT UGM Bareng Prof. Selo Dekan FT)