Kirimkan ke teknik@ugm.ac.id dan tembusan akademik.ft@ugm.ac.id, dengan lampiran sebagai berikut:

1. Surat permohonan yang ditandatangani.
2. Salinan Ijazah/Transkrip Nilai atau Dokumen Ijazah/Transkrip Nilai yang rusak*)
3. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian.
4. Salinan kartu identitas (KTP/SIM), yang menunjukkan kesesuaian dengan dokumen.
5. Khusus untuk permohonan surat keterangan pengganti ijazah karena hilang/rusak, Foto sebanyak 2 lembar, dikirimkan melalui pos kepada Sub Bidang Pendidikan, Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada, Gedung Prof. Rooseno S/Smart and Green Learning Centre, Lantai 2, Jl. Grafika No. 2 Kampus UGM, Yogyakarta 55281, dengan ketentuan sebagai berikut
   • Ukuran Foto
     • Foto hitam putih
     • Ukuran/rasio foto 3 : 4 
   • Pakaian
     • Pria: Kemeja putih, dasi hitam, jas hitam (bukan jas almamater)
     • Wanita: Kemeja putih, blazer hitam (bukan jas almamater)
     • Bagi wanita berjilbab: Mengenakan kemeja putih, jas hitam (bukan jas almamater), jilbab hitam
   • Posisi
     • Badan dan kepala tegak sejajar menghadap ke depan
     • Kedua daun telinga harus kelihatan bagi yang tidak berjilbab
     • Tidak menggunakan kacamata hitam, cadar, masker, dan penghalang wajah lainnya
   • Kualitas Foto
     • Foto harus jelas/tajam dan tidak kabur
     • Bukan foto hasil scan/repro dari HP