Layanan dokumen untuk mahasiswa dan alumni
| No | Jenis | Detail layanan | Proses | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Surat keterangan aktif kuliah | Untuk tunjangan PNS/TNI/POLRI | melalui klik di sini ikuti prosesnya | 1 hari kerja |
| Kepentingan selain tunjangan | melalui klik di sini ikuti prosesnya | 1 hari kerja | ||
| Enrollment Letter (Surat keterangan aktif dalam bahasa Inggris) | melalui klik di sini ikuti prosesnya | 1 hari kerja | ||
| 2 | Berbagai surat untuk kepentingan proses akademik | Surat permohonan cuti | 1. Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen. 2. Jika telah disetujui, silakan ajukan di Simaster sesuai jadwal, jangan sampai terlambat. Jadwal terkait heregistrasi ada di klik di sini | Kontak departemen ada di sini |
| Permohonan aktif kembali (dari cuti) | 1. Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen 2. Jika telah disetujui, silakan ajukan di Simaster sesuai jadwal, jangan sampai terlambat. Jadwal terkait heregistrasi ada di klik di sini | Kontak departemen ada di sini | ||
| Perpanjangan studi | 1. Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen 2. Jika telah disetujui, silakan ajukan di Simaster sesuai jadwal, jangan sampai terlambat. Jadwal terkait heregistrasi ada di klik di sini | Kontak departemen ada di sini | ||
| Pengunduran diri sebagai mahasiswa UGM (jenjang S1 dengan persetujuan orang tua) | Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen | Kontak departemen ada di sini | ||
| Pengunduran diri sebagai mahasiswa UGM (tanpa perlu persetujuan orang tua) | Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen | Kontak departemen ada di sini | ||
| Pernyataan UKT untuk mahasiswa (semester 9) | Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen | Kontak departemen ada di sini | ||
| Pernyataan UKT untuk mahasiswa (semester 10) | Unduh klik di sini dan silakan hubungi departemen | Kontak departemen ada di sini | ||
| Rekomendasi mengikuti magang/kerja praktik | Silakan kontak departemen masing-masing | Kontak departemen ada di sini | ||
| Magang MBKM (MSIB dll) | Melalui https://kampusmerdeka.kemdikbud.go.id/ | Kontak departemen ada di sini | ||
| 3 | Formulir Beasiswa | Mahasiswa akan memperoleh Form Beasiswa, Surat Pernyataan, dan Surat Rekomendasi | melalui klik di sini ikuti prosesnya | 3 hari kerja |
| 4 | Surat rekomendasi beasiswa dengan format khusus dari pemberi beasiswa. | Hanya perlu tandatangan tanpa isian naratif tentang pribadi mahasiswa | 1. unggah format ke persuratan. 2. pilih jenis “Surat Rekomendasi Beasiswa (format dari pemberi beasiswa)”. 3. set persetujuan secara berurutan sebagai berikut a. Koordinator Tridharma (paraf) b. Sekprodi (paraf) c. Wakil Dekan Pendidikan dan Kemahasiswaan (tanda tangan) | 3 hari kerja |
| Terdapat isian naratif tentang diri pribadi mahasiswa | Silakan kontak departemen, untuk verifikasi naratif dan proses berikutnya | |||
| Catatan: a. FT UGM tidak mengeluarkan surat keterangan tidak sedang menerima beasiswa. Surat tersebut dapat diganti dengan surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa. b. Surat pernyataaan kesanggupan penyelesaian studi dan surat keterangan perkembangan studi mahasiswa dapat dikomunikasikan dengan bagian akademik masing-masing departemen. | ||||
| 5 | Peminjaman Laptop | Laptop disediakan oleh Ditmawa, sehingga diperlukan surat pengantar oleh fakultas ke Ditmawa | a. Mahasiswa mengirimkan surat permohonan kepada Wakil Dekan Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan. Lengkapi surat dengan nama, NIM, Program studi, alasan (jika ada, sertakan bukti dukung) dan semester penggunaan. b. Surat dikirim ke akademik.ft@ugm.ac.id. c. Fakultas akan membuatkan pengantar ke Ditmawa | 3 hari kerja |
| 6 | Permohonan surat tugas mengikuti lomba | Surat tugas ini digunakan sebagai syarat klaim insentif. Sebelum mengikuti lomba, mahasiswa wajib memperoleh surat tugas. | Informasi terkait ada di klik di sini | 3 hari kerja |
| 7 | Pengambilan ijazah (dokumen wisuda) | a. dokumen wisuda diambil setelah acara wisuda di ruang ULT Gedung SGLC FT UGM lantai 2 b. jika tidak dapat mengambil sendiri, maka dapat diwakilkan dengan mekanisme: 1. membuat surat kuasa bermaterai, ditandatangani oleh 2 pihak (pihak 1 sebagai pemilik dokumen dan pemberi kuasa, pihak 2 sebagai penerima kuasa) 2. menyebutkan nama, alamat, NIM, Prodi, NIK, dari pihak 1 dan 2. 3. pihak 1 mengirimkan surat kuasa tersebut ke email akademik.ft@ugm.ac.id, dilampiri bukti pengembalian toga (ada di Simaster) serta fotokopi KTP 2 pihak (boleh dalam warna hitam putih). Surat kuasa asli diberikan kepada pihak 2. 4. pihak 2 datang ke ruang ULT SGLC Lantai 2 dengan menyerahkan surat kuasa asli 5. staf ULT akan memeriksa surat kuasa yang dibawa pihak 2, dan membandingkan dengan yang dikirim pihak 1 6. jika sudah tepat, maka dokumen akan diberikan | ||
| 8 | Pengajuan dana kegiatan mahasiswa | Terdiri dari dukungan kegiatan mengikuti lomba, KKN, BSO Fakultas, BEM KM FT. | Silakan ajukan melalui aplikasi kegiatan mahasiswa | |
| 9 | Pendaftaran KKN | - | ||
| 10 | Penggantian KTM hilang | a. ajukan surat keterangan aktif melalui klik di sini ikuti prosesnya b. bawa ke Polsek terdekat untuk laporan kehilangan c. bawa surat kehilangan ke DPP UGM dan ikuti prosedur | ||
| 11 | Pendaftaran wisuda | Mengikuti wisuda sesuai jadwal normal | Mengikuti proses administrasi wisuda. Silakan pantau di info wisuda | |
| 12 | Pendaftaran prosesi wisuda | Alumni yang tidak dapat mengikuti wisuda pada jadwal yang ditentukan, masih memiliki kesempatan untuk mengikuti wisuda pada periode berikutnya | a. mengajukan surat permohonan mengikuti prosesi wisuda 10 hari sebelum masa pendaftaran wisuda berakhir b. untuk mengetahui waktu pendaftaran berakhir, dapat dilihat di info wisuda | |
| 13 | Layanan untuk alumni | Terdiri dari: Pengganti Ijazah & Transkrip Surat Keterangan Alumni Translasi Ijazah & Transkrip Legalisasi Dokumen | Informasi selengkapnya: melalui klik di sini | |
| 14 | Layanan Administrasi Internasional | Letter of Nomination | Silakan dapat mengirimkan email ke oia.ft@ugm.ac.id dengan subjek “Permohonan Letter of Nomination – Nama Lengkap” menyertakan data berikut: Nama Lengkap, NIM, Program Studi, Departemen, Nama Program (beserta link informasi program), Tanggal & Tempat Program. | Kontak OIA FT ada di sini |
| Recommendation Letter dari Dekan untuk Beasiswa/Studi lanjut di luar negeri | silakan dapat mengirimkan permohonan ke alamat email oia.ft@ugm.ac.id. Mohon untuk melampirkan beberapa dokumen berikut yang telah digabung dalam satu file PDF: 1. Surat permohonan (ditujukan kepada Dekan, format bebas), 2. Informasi terkait beasiswa yang akan didaftar, 3. Daftar riwayat hidup (CV), 4. Ijazah S1*, 5. Transkrip nilai S1*, 6. Surat rekomendasi dari Dosen Pembimbing Akademik. *) jika akan melanjutkan studi S3, mohon dapat mengirimkan Ijazah dan Transkrip Nilai S2 | |||
| Letter of Confirmation & Enrollment Letter (dalam Bahasa Inggris) | Kontak OIA FT ada di sini | |||
| 15 | Pencantuman prestasi dan aktivitas lainnya di SKPI | 1. ajukan di Simaster pada bagian aktivitas mahasiswa; sertakan bukti, dan pastikan memilih peran yang tepat 2. kemudian melakukan konfirmasi ke fakultas melalui email akademik.ft@ugm.ac.id dengan subyek Konfirmasi Aktivitas Mahasiswa. Tuliskan Nama, NIM, Program studi disertai cuplikan/capture daftar aktifitas mahasiswa yang diajukan. 3. prosedur lengkap ada di pengajuan aktivitas di SKPI | ||
| 16 | Peminjaman ruang di SGLC untuk belajar atau berkegiatan | Silakan ajukan permohonan melalui aplikasi persuratan (https://sms.ft.ugm.ac.id/persuratan/), pilih menu Peminjaman Ruang. | ||
| 17 | Dukungan biaya untuk KKN | Informasi terkait ada di https://ft.ugm.ac.id/tentang-kkn/ | Pastikan segera melakukan SPJ setelah kegiatan KKN selesai | |
| 18 | Layanan konsultasi kesehatan mental | Jika merasa memiliki masalah kesehatan mental yang urgent/gawat | silakan kontak ke WA/telp +62 822-4192-8334 atau melalui http://ugm.id/kkmft | ruang psikolog FT ada di lantai 2 gedung SGLC FT UGM |
| Untuk permasalahan akademik, dapat menemui dosen pembimbing akademik, bagian akademik departemen, atau ke akademik FT di gedung SGLC | ||||
| 19 | Layanan pencarian barang hilang | silakan cari di ruang terakhir barang berada, jika tidak ditemukan silakan datang ke ruang SKK di lantai 2 Gedung SGLC. |
master ada di sini