Fakultas Teknik UGM mengembangkan aplikasi SIMADANG (Sistem Manajemen Undangan), sebagai aplikasi yang tujuan utamanya membentuk paperless culture. SIMADANG difungsikan pada proses bisnis pembuatan undangan yang mengintegrasikan proses pembuatan undangan, pemesanan konsumsi, dan SPJ keuangan.
Undangan dikirim dalam bentuk notifikasi ke Google Calendar melalui akun email peserta. Sementara itu, jumlah peserta, tanggal, waktu, serta jenis konsumsi akan terkirim pada rekanan yang dipilih. Peserta yang konfirmasi datang dan tidak datang dapat tercatat rapi pada sistem. Khusus yang konfirmasi tidak datang, langsung akan mengurangi pemesanan konsumsi. Sistem tersambung ke akun email dan dashboard yang dirancang khusus untuk rekanan penyedia konsumsi, sehingga meniminalkan proses mobilitas staf melakukan pemesanan. Rekanan dapat memantau pemesanan secara online, kemudian mengirim konsumsi sesuai jumlah pesanan pada hari, waktu dan tujuan yang tepat. Sementara itu proses SPJ dilakukan setiap bulan berdasar rekanan, bukan berdasar jumlah pemesanan.
Pengembangan ini didasarkan pada perkembangan teknologi berimplikasi pada berbagai bidang. Termasuk perkantoran di perguruan tinggi yang salah satunya menuntut kecepatan layanan. Namun di sisi lain, efisiensi SDM dan modal lainnya juga harus ditekan. Selama ini undangan yang dikirim dalam bentuk tercetak tentu saja menjadi salah satu bentuk pemborosan kertas. Kemudian SPJ konsumsi dilakukan pada pada setiap konsumsi dipesan, tentu membutuhkan kertas dan materai yang banyak. Serta adanya peserta undangan yang tidak hadir namun tidak terdeteksi, menjadikan pemborosan dalam pemesanan konsumsi. Penggunaan kertas, materai dan konsumsi ini semestinya bisa ditekan.
Aplikasi ini telah diterapkan di Kantor Pusat FT UGM sejak Mei 2019. Bulan Juni 2019 mulai disosialisasikan ke semua unit di FT UGM, dan terhitung Juli 2019, semua unit wajib menggunakan.
Selama bulan Juli, data SIMADANG menunjukkan adanya penghematan kertas sebagai efek dari paperless culture yang dibentuk dari aplikasi SIMADANG.
Selama Juli 2019 terdapat 8464 tamu undangan yang awalnya dibuat dalam bentuk tercetak, tergantikan dengan sistem SIMADANG. Selain itu, dari 390 SPJ yang seharusnya dilakukan selama Juli berdasarkan pemesanan yang dilakukan, menjadi hanya 21 kali dokumen SPJ yang diperlukan. Artinya ada penurunan proses SPJ sebanyak 390-21=369 kali, atau sebanyak 94.6%. Jika sekali SPJ diperlukan 2 lembar kertas, maka terdapat efisiensi kertas sejumlah 369×2= 738 lembar. Angka penurunan ini, tentu saja juga berimbas pada pengadaan materai serta proses tandatangan pihak terkait.
Sementara itu, dari total 5398 email yang terdata pada peserta, terdapat 1995 atau sebanyak 36.9% yang memberikan respon. Meskipun belum mencapai setengahnya, namun kemauan untuk memberi respon kehadiran melalui Google Calendar menunjukkan adanya perubahan positif menuju paperless culture. Selain itu, ada 286 peserta undangan yang memberi notifikasi tidak hadir. Hal ini menunjukkan efisiensi pengadaan konsumsi sejumlah 286 paket pada periode Juli 2019.
Sekretaris Senat FT UGM Dr. Ir. Agus Budhie Wijatna, M.Si. menyatakan dukungannya pada aplikasi ini. “Sistem komunikasi dan surat menyurat yg ramah lingkungan, lanjutken..,” demikian testimoni yang disampaikannya. Senada dengan Dr. Agus Budhie, Wakil dekan Bidang Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat Dr. Sugeng Sapto Surjono juga mendukung aplikasi ini. “Sudah baik, kalau memungkinkan bisa dikoneksikan dengan medsos (WA, FB, IG) dengan pilihan mana yang mau dikoneksikan,” demikian harapnya. Para kour di departemen juga mendukung, dengan tetap memberikan saran perbaikan. Kepala Urusan di Teknik Kimia Nolo Hapsari, SE., misalnya, yang memberi saran agar ada versi mobile dari aplikasi ini.
Aplikasi SIMADANG ini juga dipresentasikan oleh Kepala Kantor Administrasi FT UGM Nawawi, MM. pada Pendidikan dan Pelatihan Tingkat III tahun 2019 yang diselenggarakan oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. Aplikasi ini juga terbuka untuk diadopsi oleh fakultas lain di UGM. (Humas FT: Purwoko/Foto: Nawawi, dan aplikasi SIMADANG)