Fakultas Teknik kenalkan sistem informasi baru pada staf tenaga kependidikan. Dua sistem tersebut yaitu Sistem Informasi Lembur, dan Sistem Informasi SPPD. Kegiatan ini dilaksanakan pada workshop pelayanan prima, Selasa 28 November 2019.
Sistem Informasi Lembur memungkinkan proses perintah, laporan pelaksanaan, serta pemberian honor dapat dilakukan lebih cepat dan paperless. Pelaksana lembur akan mendapatkan notifikasi SMS, melaksanakan tugas, kemudian menulis laporan pada sistem dengan menggunakan akun email resmi UGM. Setelah itu, pimpinan dan bagian keuangan akan melakukan verifikasi secara online.
Demikian pula Sistem Informasi SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas). Staf yang melakukan perjalanan dinas, mengisi form SPPD secara online, yang kemudian dapat dicetak lengkap dengan QR Code sebagai identitas digital dokumen. Proses ini diharapkan dapat mempercepat proses SPPD seluruh staf di FT UGM.
Kegiatan Workshop Pelayanan Prima ini juga diisi dua pemateri terkait pelayanan prima.
Pemateri pertama Wahyu Wikan Trispratiwi, General Manager 101 Hotel. Pemateri menyampaikan prinsip ASK: attitude, skill, knowledge sebagai basis membentuk people excellence. Sikap yang baik, keterampilan yang bagus, serta pengetahuan yang luas harus ditingkatkan pada setiap diri staf.
Kemampuan diri menganalisis situasi dan goal setting dirinya juga penting. Dimana kita sekarang serta bagaimana layanan kita sekarang. Apakah pada taraf excellence, moderate, atau bad?
“Semoga bapak ibu bisa memberikan layanan dengan hati,” tutup pemateri.
Sesi berikutnya, masih tentang layanan prima, dibawakan oleh Lusi Laksita (Managing Director Lusy Laksita Broadcasting School and Partner In Comm). Pemateri menggarisbawahi bahwa sebagai penyedia jasa, staf di FT UGM tugasnya justru lebih berat dibanding penyedia barang.
Komunikasi merupakan salah satu dasar dari pelayanan prima. Nada, volume, tempo, diksi berbicara menentukan pesan dan respon penerima pesan. Staf harus pintar dalam memilih diksi. “Mengingatkan kembali, lebih baik dari pada diksi mengingatkan,” demikian pemateri memberi contoh.
Terkait komunikasi efektif, staf juga harus memperhatikan dengan siapa komunikasi dilakukan, apa yang dikomunikasikan, mengapa dilakukan, serta kapan dilakukan. Untuk promosi bagi calon mahasiswa, misalnya, maka perlu dipertimbangkan pemilihan saluran yang mereka gunakan. Menggunakan instagram, line, atau video di youtube. (Humas FT: Purwoko)